كيف اجعل الاكسل يرتب النتائج تلقائي من الأكبر إلى الأصغر؟

يعتبر برنامج اكسل Excel من البرامج الأكثر شيوعاً والمستخدمة بكثرة خاصة في قطاع العمل، وهو أحد برامج Microsoft Office، والذي تم إصداره في عام 1985، وازداد انتشاره بشكل كبير، حيث يتميز برنامج اكسل Excel بالعديد من المزايا التي تسهل على المستخدم العمل، وإحدى هذه المزايا هي ميزة فرز النتائج والقيم، والتي يمكن أن تكون فرزاً لعمود أو سطر، ويمكن أن تكون فرزاً تصاعدياً أو فرزاً تنازلياً، كما يمكن أن تكون فرزاً للأرقام أو للأحرف أو أي بيانات أخرى.

ولهذا الفرز العديد من الطرق، فمثلاً إذا أردت فرز معدلات الطلاب من الأكبر إلى الأصغر، والموضحة في الصورة التالية:

فيمكن ذلك من خلال الزر sort&filter الواضح في أعلى الشكل/1/، والموجود في القائمة Home، عند الضغط على السهم المجاور لهذا الزر ستظهر لك قائمة منسدلة تحتوي على عدة خيارات، في البداية حدد العمود المراد فرزه وليكن عمود الأرقام وهو العمود (B) ثم اختر من قائمة sort&filter الخيار الأول وهو sort A to Z، وإذا أردت ترتيبها بالعكس من الأصغر إلى الأكبر اختر الخيار الثاني وهو sort Z to A.

أما الخيار الثالث Custom sort فهو يعني فرز مخصص، ولمعرفة عمله قم بتحديد العمودين AوB معاً واضغط على custom sort فتظهر لك قائمة اسمها sort وتحتوي على ثلاث قوائم منسدلة، اختر من القائمة الأولى sort by العمود الذي تريد فرزه أولاً، وليكن العمود(B)، ثم اضغط على زر Add level (إضافة مستوى) سيظهر لك تحت القائمة المنسدلة sort by قائمة منسدلة جديدة اسمها then by وهي القائمة التي ستختار منها العمود الذي تريد فرزه ثانياً وسيكون العمود(A)، وعلى يمين هذه القوائم يوجد خيار order (ترتيب) وهو الخيار الذي سيحدد لك الفرز فيما إذا كان تصاعدياً أو تنازلياً (حدده تنازلياً أي من ZإلىA).

بعد ذلك اضغط على زر OK، ستلاحظ أن العمودB تم ترتيبه تنازلياً من أكبر معدل إلى الأصغر، ولكن بما أن اسمي رند وعلاء لهما نفس المعدل فسيكون الفرز الثاني حسب العمود(A) بالترتيب الأبجدي، وبالتالي ستلاحظ اسم رند قبل اسم علاء. ويمكن القيام بالخطوات السابقة نفسها من خلال القائمة Date اختر الخيار sort وهو نفس الخيار السابق (فرز مخصص) أو إلى جانب sort سترى الفرز AtoZ أو الفرز ZtoA.

وهنالك طريقة أخرى لترتيب النتائج من الأكبر إلى الأصغر في اكسل وهي باستخدام الدوال، ففي الشكل/1/ ضع المؤشر في الخانةC1 مثلاً واكتب الدالة التالية: RANK(B1;B1:B7) وهي تعني ترتيب خاناتB1 من B1إلىB7 تنازلياً، ولكن بعد كتابة هذه الدالة لاتنسى التثبيت باستخدام F4 وذلك بتفعيل B1 ضمن الدالة والنقر على F4 من لوحة المفاتيح وكذلك تفعيل B7 والنقر على F4 فتصبح الدالة بالشكل التالي:

RANK(B1;$B$1:$B$70) ثم اضغط على Enter ستجد في الخانة c1 الرقم7 وهو يدل على ترتيب اسم (رامي) بالمعدل أي هو السابع بين زملائه، ثم فعل الرقم7 واسحب المؤشر إلى آخر اسم وهو اسم (يحيى) ستظهر النتائج كما في الصورة التالية:

لاحظ أن الخانة C فيها ترتيب الأسماء من الأكبر بالمعدل إلى الأصغر، فرقم1 يدل على أن مجد هو صاحب المعدل الأعلى ورقم7 يدل على أن رامي هو صاحب المعدل الأدنى. وإذا قمت بكتابة الدالة السابقة ضمن خانة أخرى غير C1 فستظهر لك نفس النتائج عند سحب المؤشر ولن تكون إلى جانب الأسماء، ولكن بنفس ترتيب الأسماء، أي الاسم الأول سيكون له الرقم الأول الذي سيظهر بعد كتابة الدالة والاسم الثاني له الرقم الثاني وهكذا.