خطوات تنفيذ مشروع
يُعرف المشروع بأنه مجموعة من النشاطات المحددة بزمن بداية ونهاية والتي تهدف لتصنيع منتج أو تقديم خدمة أو أي نتيجة ذات فائدة، وتصنف المشاريع حسب الموضوع الذي تعمل عليه حيث هناك مشاريع تجارية وصناعية وأخرى ثقافية وسياسية. يخضع تنفيذ مشروع لتطورات وتعديلات وذلك تبعًا للظروف المحيطة والإمكانيات المتوافرة من مال ووقت وموارد بشرية.
ما معنى تنفيذ مشروع
تعتبر هذه العملية حجر الأساس في إنجاح أي مشروع، فهي تتضمن الاستخدام الفعال للموارد المتاحة على طول مدة المشروع، والتواصل الدائم مع موظفي المشروع والموردين والعملاء، ويحتاج تنفيذ مشروع إلى مرونة كبيرة لتواكب التغيرات التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع ، بالإضافة إلى ذلك يجب أن يكون لدى مدير المشروع جدولًا بكل الأنشطة اللازم تنفيذها وما هي احتياجات كل نشاط من موارد وزمن تنفيذ
خطوات تنفيذ المشروع
تعتبر الخطوات التالية هي الخطوات العامة الأساسية لتنفيذ أي مشروع سواء كان تجاريًّا أو إنسانيًّا أو خدميّا.
- طلب الإرشاد من شخص مختص
ينبغي على مدير المشروع قبل البدء أن يستشير شخصًا على دراية ومعرفة بطبيعة المشروع وذلك حسب المشروع، فالمشروع الهندسي يجب استشارة مهندس والمشروع الصحي يجب استشارة طبيب، أما إذا كان المشروع تجاريًا فيجب استشارة شخص له علم بحالة السوق كخبير اقتصادي مثلًا. - توفير أدوات وبرامج خاصة بإدارة المشاريع
تتضمن هذه الأدوات أجهزة الاتصالات والحواسيب بالإضافة إلى البرامج المناسبة لمتابعة عمل تنفيذ مشروع حيث يوجد مجموعة واسعة من هذه البرامج، كبرنامج MS project مثلًا. غالبية هذه البرامج مجانية ولا تحتاج إلى خبرة كبيرة للعمل عليها. - تحديد وشرح تفاصيل المشروع
على مدير المشروع توضيح تفاصيل المشروع من أهداف وميزانية وزمن ومخرجات ومن سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع ويشرف على مراقبتها والتأكد من تنفيذها حسب ما هو مقرر. تُعتبر هذه الخطوة من أولى المهام التي يجب علي مدير المشروع القيام بها. - تحديد مسؤوليات كل شخص في فريق المشروع
يجب أن يكون دور ومسؤولية كل شخص في فريق المشروع واضحة، ومن شأن هذا أن يسهل تنفيذ مشروع ما ويوضح مهام الجميع. تسمى هذه العملية بخطة العمل WBS (Work Breakdown Structure) حيث يذكر فيها كل نشاط ومن هو المسؤول عن تنفيذه، ويستطيع مدير المشروع عبر هذه الخطة متابعة تقدم العمل. يجب أن يأخذ مدير المشروع بعين الاعتبار المناطق الجغرافية التي يعمل فيها الفريق ويراعي الاختلافات الثقافية لهذه المنطقة. - وجود نظام مراقبة وتقييم أثناء تنفيذ مشروع
من شأن هذه النظام أن يتأكد أن تنفيذ المشروع يسير كما هو مخطط له من ناحية الوقت والجودة والأداء والموازنة النقدية، ومدى التزام كل شخص بالمهمة الموكلة إليه، حتى يستطيع المدير اتخاذ القرار الأمثل في حال حدوث أي طارئ، أو إذا كان يلزم اتباع طريقة جديدة في كيفية تنفيذ المشروع . - وثائق المشروع
تعتبر وثائق المشروع دليلًا مهمًا في أن يكون جميع المعنيين بالمشروع من موظفين وموردين على معرفة كاملة بطبيعة المشروع وأهدافه والزمن والتكلفة الخاصة به، ويجب على مدير المشروع أن يطلب جميع التوثيقات المالية والإدارية وغيرها عند تنفيذ كل نشاط. - التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع
بالتوازي مع التنسيق والتواصل مع فريق العمل المشرف على تنفيذ المشروع، يجب على المدير إبقاء الإدارة العليا للمؤسسة والعملاء على دراية بكل الخطوات أثناء تنفيذ المشروع وإخبارهم بآخر التطورات والحالات الطارئة التي قد تحدث والتي قد تضطره إلى اتخاذ قرارات تناسب الظروف الجديدة.