ما هي العهدة في المحاسبة؟

نشأ علمُ المحاسبة لتسجيل المعاملات المالية بين الجهات الضريبية والمستثمرين بوجه عام، لكن ما هي العهدة في المحاسبة؟

العهدة النقديّة هي مبلغٌ من المال الذي تحتفظ به الشركة في خزائنها، وتستخدمه في الدفع للاحتياجات النقديّة والتي لا يمكن استخدام الشيكات في دفعها، مثل:

اللوازم المكتبيّة.

الرسوم البريديّة.

تعويضات الموظفين.

وتستخدم الشركة نظام محاسبة منفصل لتتبّع معاملات العهدة النقديّة، وبالنسبة لإنشاء صندوق العهدة، يقوم المحاسب المسؤول عن ذلك بصرف شيك نقدي بقيمة معيّنة ووضع النقود في صندوق العهدة النقديّة، ويتم توظيف ما يُسمّى بأمين الصندوق ليكون المؤتمن المالي عليه، والذي يقوم بصرف الأموال لسداد الدفعات المختلفة، ويستخدم أمين الصندوق دفتر يوميات لتسجيل جميع الدفعات والإيصالات وتاريخ صرفها.

وتلجأ الشركة إلى هذا الصندوق لدفع المستحقات المترتبة عليها، وبالتالي فإنّ الرصيد النقدي يستمر بالانخفاض لعدم وجود أموال واردة عليه، لذلك عندما ينخفض الرصيد النقديّ إلى الحد الأدنى يتقدّم أمين الصندوق بطلب المزيد من المال ليتم إيداعه في الصندوق، ويقوم بتقديم جميع الإيصالات المدفوعة للتحقّق منها، ومن ثم يقوم المحاسب مرّة أخرى بصرف شيك جديد بقيمة جميع الإيصالات المدفوعة لتعويض الأموال المصروفة، وإعادة الصندوق إلى رصيده الأساسيّ.

ومع نمو الشركة ماليًا وازدياد حجم أعمالها، تقوم بزيادة رصيد صندوق العهدة المالية، تماشيًا مع زيادة المصاريف.

نظريّاً: كلمة عهدة بالمعجم تعني تحت المسؤوليّة أو تحت الرعاية.

أمّا عمليّاً فإنّه عند استلام شخص لعهدة ما يعني أنّه أصبح مسؤولاً عنها مسؤلية كاملة إداريّاً وقانونيّاً ويمكن له التصرف فيها وفقاً لضوابط محددة أو أوامر و تعليمات رسميّة مقيّدة، كما أنّه يتحمّل المسؤولية في حالة الخطأ أو العجز، و عليه اتباع الدورة المستندية الخاصة بها والتصرف بناء على تعليمات رسمية مثبتة.

أنواع العهد المتعارف عليها عمليّاً:

في حال صرف العهدة المؤقتة أو العهدة المستديمة من حساب العهدة (بإسم الشخص أو الإدارة) المستديمة أو المؤقتة إلى حساب البنك، وعند تسوية العهدة المؤقّتة يكون القيد من حساب المصروفات (حسب كل مبلغ لكل بند من بنود المصروفات) ثمّ من حساب البنك أو حساب النقد (في حالة المصروف من العهدة أقل من المبلغ المأخوذ كعهدة) إلى حساب العهدة إلى حساب البنك (في حالة ان المبلغ المنصرف أكبر من العهدة).

أمّا عند عمل الإستعاضة للعهدة المستديمة فهناك طريقتان معتمدتان:

١. قيد غير مباشر يتطلّب إثبات المصروفات

من حساب المصروفات ” على حسب البنود” إلى حساب العهدة ثمّ عند صرف شيك الإستعاضة يكون القيد من حساب العهد إلى حساب البنك أو النقد.

٢.  قيد مباشر

من حساب المصروفات “على حسب البنود” إلى حساب البنك أو النقد ويذكر في البيان الاستعاضة لعهدة مستديمة ” الشخص ” مع بيان المصروفات.

أما العهد الادارية و المادية وهي عهدة يتم استلامها لتسيير مهامها بناء على محاضر إداريّة ولا يوجد لها قيود إلّا في حالة الخطأ أو العجز مثل المخازن و الصندوق أو عهد الأصول أو عهدة البنك أو عهدة المهام.

العهدة في المحاسبة هي خدمة تحتفظ فيها شركة وسيطة أو مؤسسة مالية بمبلغ معين من المال، حيث توفر للمستثمر مكانًا لتخزين العهود المالية، وتشير العهدة في المحاسبة أو العهدة المالية إلى اتفاقية قانونية يتم فيها الاحتفاظ بأصول فرد أو صندوق أمانة من قبل طرف آخر مثل البنك، حيث يقوم أمين الحساب أو أمين العهد بتحصيل جميع الفوائد وأرباح الأسهم، ويتعامل مع جميع الرسوم والمعاملات ويعتني بأي مقابل آخر للعهود المعنية.

ويمكن لأي طرف في صناعة الخدمات المالية استخدام خدمات أمين العهود المالية، وتعتبر الصناديق المشتركة وصناديق المعاشات التقاعدية والشركات خدمات رئيسية، حيث تفضل بعض البنوك ألا تكون جزءًا من عملية صنع القرار فيما يتعلق بالأسهم المملوكة، بينما يقدم البعض الآخر تلك الخدمة أيضًا وتهدف إلى حماية العهود.

الميزة الأكثر وضوحًا للعهد في المحاسبة هي أن أولئك الذين لا يستطيعون إدارة أوراقهم المالية بسبب ضيق الوقت أو قلّة الخبرة يصبح لديهم إمكانية الوصول إلى الخدمات التي سيعتني بها البنك مع العديد من المهام المرهقة المرتبطة بالاحتفاظ بالأوراق المالية وفي كثير من الحالات تمنع عملائها من ارتكاب أي أخطاء فادحة.

العهدة في المحاسبة هي عبارة عن مبلغ من المال تصرفه الشركة لصالح أحد الموظفين لديها ويُسمى حامل العهدة، تكون العهدة متاحة للدفع الفوري لعناصر تحتاجها الشركة مثل رسوم التسليم والطوابع البريدية وأجور سيارة الأجرة وثمن العشاء للموظفين الذين يعملون لساعات إضافية، بالإضافة إلى العديد من المدفوعات النثرية الصغيرة الأُخرى.

تؤسس الشركة صندوق العهدة بشكل دوري، غالباً ما تكون كل شهر، حيث تضع مبلغ المال الذي يتراوح عادةً بين 100 إلى 500 دولار، فيكون حامل العهدة أو أمين صندوقها مسؤولاً عن إدارة أموال العهدة، وتوثيق المدفوعات التي تُصرف من الصندوق، حيث تسيطر الشركة على النقد من خلال إسناد مسؤولية العهدة إلى موظف واحد لديها.

بعد أن تحرر الشركة الشيك لحامل العهدة بمبلغ 100 دولار مثلا، يضعها في صندوق صغير محكم الإغلاق ليكون الصندوق جاهزاً للصرف حسب الحاجة، وعند صرف كامل المبلغ يقوم الحامل بتسجيل إدخالات المصروفات التي أنفقها من الشيك.

ولتسهيل التعامل عن طريق العهدة لا يقوم الحامل بإدخال المدفوعات النثرية في دفتر اليوميات وقت الدفع، ما يجنبه إدخال العديد من المدفوعات الصغيرة، التي يدخلها فيما بعد وقت تسديد الصندوق أو وقت انتهاء فترة الصندوق لإعادة ملئه.

كما يجب على أي موظف يتلقى مالاً من الصندوق أن يوقع على قسيمة المصروفات التي يُعدها الحامل، والتي تتضمن مبلغ الصرف وسببه.

من أمثلة حسابات العهدة نذكر خدمات الوصاية للشخص القاصر، يمكن أن يكون الوصي هو أحد الوالدين أو وصي شرعي أو بنك، يتمتع هذا النوع من الحسابات بمرونة هائلة، ولا يوجد حدود لمقدار الدخل فيه، كما يضمن ذلك انتقال ممتلكات الحساب إلى ملكية القاصر عندما يبلغ سن الرشد اعتمادًا على حالة إقامته.

وفي حال عدم تمكن الشخص من التعامل مع المعاملات المالية، يمكن للوصي أن يتعامل معها، كما يمكن للوصي أن يستعين بالمصرف لإجراء هذه المعاملات، في هذه الحالة، يتعامل الوصي مع القاصر بصفته رئيس اتفاقية العهدة، وفي حال لجأ إلى المصرف سيقوم المصرف بإعادة معالجة هذه الاتفاقية.

والميزة الأكثر وضوحًا لاتفاقية العهدة هي تمكن الأشخاص غير القادرين على التعامل بالمعاملات المالية أو لا يملكون الوق الكافي للقيام بذلك من الوصول إلى كافة الخدمات عن طريق البنك الذي يتولى جميع هذه المهام ويقدم النصائح للعملاء.