ما هي وظائف نظم المعلومات الإدارية؟
تم التدقيق بواسطة: فريق أراجيك
تتجلى أهمية نظم المعلومات في كونها من ضروريات نجاح أي مشروع تجاري، لكن هل تعلم ما هي وظائف نظم المعلومات الإدارية؟
يمكن تعريف نظم المعلومات الإداريّة MIS (Management Information System) على أنّه أي نظام يقوم بتقديم معلومات للأنشطة الإدارية داخل المنظمة، وفي اليوم الحالي يكاد يقتصر هذا المصطلح على الأنظمة الحاسوبية، وهي تتكون من مكونات مادية وبرمجيات تستقبل البيانات ثم تخزن المعلومات وتعالجها وتستدعيها، ويتم اختيار هذه المعلومات وتقديمها في صورة مناسبة لدعم عمليّة صنع القرارات الإداريّة ومن أجل المساهمة في تخطيط أنشطة المنظمة وتطبيق الرقابة عليها.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
تتكوّن نظم المعلومات الإداريّة من 5 مكونات أساسية والتي تشمل:
- الأفراد: وهم الأشخاص الذين يستخدمون النظم الإدارية هذه.
- البيانات: وهي مجموعة المعلومات غير المعالجة التي يسجلها النظام.
- إجراءات العمل: تتضمن كل الإجراءات التي تطبق عند إدخال البيانات وتسجيلها وتخزينها وتحليلها.
- الأجهزة: تتضمن الخوادم وقواعد العمل والمعدات الخاصة بالشبكة والطابعات.
- البرامج: هي الوسيط أثناء التعامل مع البيانات، وتعتبر أساسية في نظم المعلومات الإدارية، تشمل كل من برامج جداول البيانات وبرامج قواعد البيانات ومجموعة أخرى من البرامج والتطبيقات.
- التقارير: يتم إنشاء التقارير بعد تحليل البيانات بشكل يدوي من نظام الملفات ومن ثم تجميعها.
وظائف نظم المعلومات الإداريّة
تساعد نظم المعلومات الإدارية في صنع القرارات وذلك عن طريق تقديم المعلومات المتعلقة بها، وعندما تتضمن هذه القرارات التخطيط فإن البيانات الحالية تُستخدم بغرض التنبؤ من خلالها ويرتبط ذلك غالبًا استخدام نموذج ما لتوليد تقديرات مستقبلية للبيانات الموجودة. وغالبًا ما يتعامل المستخدم مع هذا النوع بطريقة تفاعلية، وأنظمة دعم القرار عبارة عن نوعية هامة من تطبيقات نظم المعلومات الإدارية والتي تتضمن أكثر من مجرد تقديم المعلومات الحالية في صورة مناسبة للقرارات.
فنظم المعلومات الإدارية (MIS) هي مجموعة من الأنظمة التي لها دور في مساعدة الإدارة لاتخاذ أفضل قرارات في العديد من المستويات، وذلك من خلال تقديم وتوفير المعلومات اللازمة للمدراء، كما أنها تقوم بدراسة الأشخاص والمنظمات والتكنولوجيا والعلاقات التي تربط فيما بينهم، حيث يقوم أخصائيو نظم المعلومات الإدارية بتقديم الفائدة العظمى من الاستثمارات في المعاملات التجارية والمعدّات وحتى الأفراد؛ أي تقوم بتحسين حياة الناس وخدمتهم من خلال التكنولوجيا، فالوظائف الرئيسية لنظم المعلومات هي:
- تعمل على تحسين عملية صنع القرار: تساعد نظم المعلومات الإدارية الجهة الإدارية من خلال توفير المعلومات الأساسية والمهمة التي تدور حول مجموعة متنوعة من القضايا، حيث تقوم بتقديم هذه المعلومات بسرعة وبدقة كبيرة، مما يساعد في اتخاذ القرارات بسرعة أكبر وبجودة أفضل.
- تعمل على تحسين الكفاءة والفاعلية: فالخدمات التي تقدمها الـ (MIS) تساعد العاملين والمديرين على تحسين أداء مهامهم وتسهيلها، وإنجازها بكفاءة أكبر، وهذا طبعًا ينعكس على إنتاج الشركة وأرباحها.
- يقوم بالتحقق من مختلف الاستراتيجيات والسيناريوهات: حيث تقوم بتقييم مختلف الاحتمالات الممكنة، واختبار كافة السيناريوهات، وبذلك تساعد باتخاذ القرار الأمثل بشأن استراتيجية الشركات.
- تحليل اتجاهات العمل: حيث تقوم بتوقع وتخطيط خطة العمل والميزانية، فتجمع المعلومات والبيانات السابقة عن الوظائف الأساسية، مثل المبيعات والإنتاج وخدمة الزبائن، بما فيها من إيرادات ونفقات واستثمارات، وبهذا تستطيع دراسة وتحليل الاتجاهات المناسبة المستقبلية.
- تزويد الإدارة بكافة المعلومات اللازمة ضمن قاعدة بيانات واحدة، مما يؤمن رؤية أوضح والتعرُّف على البدائل المتاحة، والمؤشرات الرئيسية بكل منها، مما يسهم في اتخاذ القرارات الأنسب.
- تحسين مستوى التنسيق والتواصل وكفاءة عمليات جمع البيانات وتوزيعها وتبادلها بطريقة منهجية بين المستويات الإدارية المختلفة ومع العاملين فيها.
- رفع كفاءة إدارة الأعمال التجارية، حيث تتيح أنظمة المعلومات معلومات محدثة باستمرار مثل: المبيعات والتسويق، ومراقبة المخزون، والأرباح، والديون، والأرصدة النقدية، والذمم، وغيرها، مما يتيح تقييم وضعها وأسباب وجود انحرافات سلبية عن معايير الأداء، ووضع الحلول لتحسين أدائها في الأسواق، وتعزيز موقعها التنافسي.
- يقوم نظام المعلومات بتخزين وتنظيم الوثائق والبيانات التشغيلية ومن ثم معالجتها وحفظها كمعلومات مرجعية لأعمال المنظمة للمساعدة في تحليل المشكلات وتحديد أسبابها وإيجاد حلول، والتنبؤ وتحليل أثر الاجراءات المُتّخذة.
أنشطة نظم المعلومات الإداريّة
- استقبال البيانات: تقوم هذه النظم بجمع البيانات وإعدادها للتشغيل باستخدام أنواع مختلفة من المعدات.
- التحقّق من صحة البيانات.
- تحويل البيانات إلى معلومات: تخضع البيانات إلى العديد من عمليات المعالجة مثل التبويب والتصنيف والفرز والعمليات الحسابية والعمليات المنطقية حسب نوع المعلومات التي يحتاجها المستخدم.
- استخراج المعلومات: بعد معالجة البيانات بحسب حاجة المستخدم، تبدأ عمليّة توفير المخرجات بالشكل الذي يناسب المستخدم.
- تخزين البيانات والمعلومات: تعد عملية تخزين البيانات والمعلومات إحدى أنشطة نظم المعلومات الأساسية، وهي الاحتفاظ بالمعلومات في صورة منظمة بحيث يمكن استرجاعها عند الحاجة إليها.
- الرقابة على أداء النظام: يختص نشاط الرقابة بإصدار تغذية راجعة حول أنشطة المدخلات وعمليات التشغيل والمخرجات والتخزين بغرض تعديل أية انحرافات في أداء تلك الأنشطة بحيث يوفر النظام منتجات معلوماتية ملائمة للمستخدمين.
- تساعد نظم المعلومات الإدارية (MIS) المنظمات على الاستفادة القصوى من الاستثمار في العنصر البشري والمادي كالتجهيزات والمعدات والعمليات التجارية، حيث يتم جمع البيانات ومعالجتها وتخزينها، لتستفيد منها الإدارة في صناعة القرارات.وهو جزء من الاستثمار الذي يتطلب وجود مكونات مادية مثل الحواسب والشبكات والبرمجيات اللازم،ة إضافة للعامل البشري مثل فنيي النظام والمبرمجين والمصممين والمحللين وكادر العمل المؤهّل والمُدرَّب للاستفادة من النظام بالطريقة المثلى.
- وتتميز البيانات في نظم المعلومات الإدارية بالدقة، وإمكانية التّحقق منها وكشف الأخطاء، والحد من ازدواجيتها بين الأقسام، والسرعة في المعالجة، وإمكانية حفظ النسخ الاحتياطية لمزيد من الحماية.
أنواع نظم المعلومات الإدارية
أما عند البحث في أنواع أنظمة المعلومات الإدارية فنجد أن أنواعها تعتمد على نظام المعلومات المستخدم من قبل الفرد في المؤسسة. النوع الأول هو أنظمة معالجة المعاملات (TPS) الذي يستخدم لتسجيل المعاملات اليومية الخاصة بالشركة. النوع الثاني (POS) هو نظام خاص لنقاط البيع اليومية. أما بالنسبة للنوع الثالث فهو (DSS) نظم دعم القرار الذي يستخدم لدعم القارات من قبل المدراء، وهو مهم لكونه أساسي في اتخاذ القرارات وتدعيمها وتنظيمها.
مميزات نظم المعلومات الإدارية
سنتناول معًا مجموعة من المزايا التي تميز نظم المعلومات الإدارية:
- زهيد الثمن مقارنة بالنظام المعلوماتي المحوسب لكونه لا يتطلب شراء معدات باهظة الثمن.
- مرن في تطوير متطلبات العمل، أي أنه يسهل تنفيذها وإتمامها على الفور.
- يعالج البيانات بشكل سريع ويخزنها بالشكل الذي يمكن استرجاعها في أي وقت نحتاجه.
- دقيق في تنفيذ عمليات التحقق من صحة البيانات.
- يعتبر نظامًا آمنًا من خلال تنفيذ ضوابط أمنية كمصادقة المستخدم والتحكم في حقوق الوصول.
- يقلل من تكرار البيانات.
- لديه أنظمة نسخ احتياطية من أجل استعادة البيانات وعدم فقدانها في حال حدث أي خلل بالأجهزة.
كباقي النظم الإدارية، لهذه النظم مجموعة من السلبيات نذكر منها:
- على الموظفين الذين يستخدمون هذه النظم أن يكونوا متدربين بشكل جيد على كيفية التعامل مع نظام المعلومات المحوسب.
- الاعتماد الشديد على التكنولوجيا.
- على الرغم من كون هذه النظم آمنة إلا أنها يوجد خطر طفيف بخصوص التعرض للقرصنة والاحتيال.
وهكذا تعرّف نظم المعلومات الإدارية، على أنها الاستخدام الأمثل لتكنولوجيا المعلومات، والأشخاص، والعمليات التجارية، لتسجيل وتخزين ومعالجة البيانات، لإنتاج المعلومات التي تمكن صانعيّ القرار من استخدامها لاتخاذ قراراتٍ يوميةٍ صائبةٍ.
وتعدّ نظم المعلومات المحوسبة أكثر كفاءةً، بالمقارنة بنظم المعلومات اليدوية. كما تعتبر نظم المعلومات اليدوية أرخص، بالمقارنة بنظم المعلومات المحوسبة.
ويمكن تشبيه نظم المعلومات الإدارية بحافظ السجلات الضخم؛ فهي تسجل أنظمة جميع المعاملات الخاصة بالمؤسسة التجارية منها والإلكترونية، وتوفر خاصة الوصول السريع لهذه السجلات.