ما هي الأدوات المكتبية

المكتب و الأدوات المكتبية هي تلك المساحة الفيزيائية الصغيرة التي تساعدنا على تنفيذ أعمالنا اليومية وخلق إبداعاتنا الشخصية، فكثيرًا ما نقضي ساعاتنا الطوال بالجلوس خلف مكتبنا الخشبي لمتابعة أعمالنا ومهامنا التي نكلف بها. يؤكد العديد من خبراء الموارد البشرية ومدراء الإنتاج أمثال هيرمان ميلر على أن "تصميم مكان العمل له تأثيرٌ واضحٌ على إنتاجية الفرد ربما يكون هذا التأثير صغيرٌ ولكنه ثابتٌ وموجودٌ".

ففي إحدى الدراسات التي أجرها ميلر بين أن مكان العمل المرتب بشكلٍ جيدٍ يمكن أن يزيد الإنتاجية بنسبة 16% ويعطي شعورًا بالرضا الوظيفي أكبر بـ 9 % عن حالة بيئة العمل غير المرتبة والمنظمة.

في الحقيقة لا يوجد أسوأ من مكتبٍ تعمه الفوضى لذلك ننصحك بتخصيص بعض الوقت يوميًّا لترتيب مكتبك باستخدام بعض الأدوات البسيطة والأساسية التي نذكرها لك في هذه المقالة.

تفيد أداة منظم المكتب (الموضحة في الشكل أدناه) كثيرًا في تنظيم الأوراق والملاحظات وكذلك وضع الأقلام والقرطاسية بالشكل المناسب وبالتالي تجنب تناثر الأوراق والقرطاسية هنا وهناك وهو من أهم الأدوات المكتبية التي تساعدك على ترتيب خاصياتك.

يفضل الكثير منا الاستماع للموسيقى أثناء العمل (بغض النظر إن كان ذلك صحيًّا أم لا) ولكن وجود سماعة الرأس على طاولة المكتب من الأشياء التي تسبب نوعًا من الفوضى الغير مرغوب فيها، لذلك من الجيد أن نستخدم حاملًا لسماعة الرأس.

يتميز حامل السماعة برخص السعر نوعًا ما كما يكون مجهزًا بمنفذ USB لشحن الهاتف الذكي أيضًا.

مع كثرة الأجهزة التي نستخدمها أثناء العمل وحاجة كل جهازٍ للشحن عبر وصلة USB الخاصة به فإننا في الغالب سنحصل على شبكةٍ من الأسلاك المزعجة، للتقليل من تشابك أسلاك الشحن والحفاظ على الأجهزة مشحونة وجاهزة للاستخدام لا بد من وجود محطة شحن USB بين الأدوات المكتبية على الطاولة.

يفضل الكثيريون استعمال أقلام الرصاص على الرغم من أن معظم أعمالنا أصبحت حاسوبيةً إلا أن لقلم الرصاص ميزةً لا يمكن الاستغناء عنها لذلك من الضروري وجود تلك العبوة التي تشبه الكوب أو مايسميه البعض بحامل أقلام الرصاص  لوضع أقلام الرصاص فيها لتجنب الفوضى ولتكون الأقلام في متناول اليد عند الحاجة.

إذا كنت تعمل مع فريق عملٍ على إنجاز مهمة ما فمن المهم جدًا أن تتضمن الأدوات المكتبية خاصتك ذاكرة فلاش USB وذلك لنقل ملفاتك وبياناتك إلى زملائك أو رئيسك دون الحاجة إلى الإنترنت، فهناك بعض اللحظات أو الحالات التي قد تخذلنا الإنترنت وتتركنا بدون اتصالٍ.

لاشك أن الإجهاد والتوتر أحيانًا سيحل ضيفًا ثقيلًا علينا في بعض مراحل العمل، ينصح البعض باقتناء كرةٍ مطاطيةٍ للضغط عليها بين الفينة والأخرى لتفريغ شيءٍ من الإجهاد أو العصبية الزائدة.

في حال كنت تستخدم جهازك اللوحي لكتابة تقارير العمل أو إعداد مقالات طويلة نسبيًّا فمن المناسب أن تمتلك لوحة مفاتيح يمكن وصلها مع جهازك اللوحي فذلك سيسهل من العمل بشكلٍ واضحٍ كما أنها ستساعدك على الجلوس بشكلٍ صحيٍّ.

تُجهز كل الأجهزة التي نتعامل معها بمكبرات صوتٍ داخليةٍ ولكن وفي حال كان عملنا يتطلب الاستماع إلى الكثير من الملفات الصوتية أو حضور التدريبات عبر الإنترنت فمن الجيد وجود مكبرات صوتٍ خارجيةٍ بين الأدوات المكتبية خاصتك نصلها مع جهاز الحاسوب.

بدايةً من الشروط الأساسية لغرفة المكتب أن تتمتع بإضاءةٍ جيدةٍ لا بل ممتازة وذلك لتجنب أي مشاكلَ صحيةٍ في الرؤية ولكن ومع ذلك يفضل أن تمتلك على طاولة المكتب لمصباح مكتبي نستخدمه عند الحاجة للتدقيق في بعض المخططات أو الرسوم البيانية المطبوعة.

فنجان القهوة أو الشاي المميز من الأمور التي لا تقل أهميةً عن باقي التجهيزات التي ذكرناها فمع ساعات العمل الطويلة والمجهدة فإن لفنجان القهوة أثرًا مميزًا وفعالًا في إعادة النشاط.

قد يبدو الأمر غريبًا، ولكنه حقيقيٌّ فوجود بعض النباتات الخضراء ضمن بيئة العمل من الأمور التي تساعد في زيادة الإنتاجية وتخفيف التوتر.