خمسة خطوات للتواصل المهني يقوم بها أفضل المدراء على الإطلاق!

يتطلب وجودك ضمن بيئة عمل مهنية أن تمتلك أعلى مستويات التواصل الفعال، خاصة في كونك تلعب دور الرئيس أو الشخص القيادي ضمن مكان عملك، مما سيتعين عليك جذب بيئة عمل إيجابية ومنتجة من خلال تعزيز التعاون والعمل الجماعي لتحصل في نهاية المطاف على نتائج أفضل لك كرئيس وقائد لفريق عملك، لذا إليك هنا خمسة خطوات للتواصل المهني يقوم بها أفضل المدراء على الإطلاق، يمكنك العمل بها لتمنحك أرقى مستويات التواصل مع فريق العمل، ولتصبح أحد رؤساء العمل الأفضل في مسيرتهم..

إن الاستماع بشكل فعال يتمثل في الانخراط مع المتحدث بشكل كامل، وقراءة ما بين الكلمات مع إظهار الاهتمام والتركيز، وأيضاً التفهم الوثيق لما يقوله أعضاء فريقك عن سير العمل، وأن تجيد طرح الأسئلة التي تقودك لفهم مهام الفريق بشكل أعمق، مما سيمنحك نظرة ثاقبة وعملية عن أفكار ومشاعر فريقك لاستيعاب مخاوفهم، وبالتالي بناء علاقات أقوى معهم على الصعيدين الشخصي والمهني.

وهذا ما يعدّ من أهم جوانب التواصل المهني الفعال، حيث تساعد التوقعات والتعليمات الواضحة والموجزة على منع سوء الفهم والأخطاء، لذا يتوجب عليك كقائد لفريق العمل توضيح ما تتوقعه منهم لإنجازه والقيام به، كما تمكنك هذه الخطوة على تحديد درجة تقيّد فريقك بالتعليمات الموضحة، لهم مما سيمنحك القدرة على توجيه دفة الفريق نحو تحقيق الأهداف المتوقعة منهم بنجاح.

وعلى سبيل التوضيح، سنجزئ لك هذه الخطوة بشكل عملي حتى تتمكن أكثر من تنفيذها على أرض الواقع بشكل فعال:

حدد بشكل صريح وقال للقياس والتحديد المهمة أو المشروع الذي يجب على فريقك إنجازه، ضمن سلسلة من الأهداف الصغيرة والكبيرة والجداول الزمنية، أو أي تفاصيل أخرى يمكن أن تساعد على وصف المهمة المطلوبة من الفريق بشكل صحيح.

وذلك للتأكد من فهمهم لتوقعاتك من أدائهم من وجهة نظرك كقائد للفريق، وأيضا توقعاتهم ومخاوفهم من وجهة نظرهم على الجهة الأخرى، وهذا يشمل كل تفاصيل المهمات المطلوبة، بما فيها الأهداف والجداول الزمنية والموارد والتحديات وغيرها.

وهذا يشمل توثيق وتسجيل جميع التفاصيل المتفق عليها بعد مناقشتها معاً، كالجداول الزمنية والموارد المتاحة والنتائج والمسؤوليات والحرص على أحقية الوصول إلى هذه الوثائق من قبل كل أعضاء الفريق.

وهذا من يعني قيامك بالتأكد من استيعاب وفهم كل فرد من فريق عملك لأهداف العمل الفردية والجماعية، والتي تم تحديدها والاتفاق عليها، وموافقتهم على هذه التفاصيل المحددة من خلال مطالبة كل منهم بتلخيص فهمهم لواجباتهم، مع الأخذ بعين الاعتبار فكرة الاستماع الفعال، لاكتشاف وجود أي خلاف أو ارتباك قد يؤثر على سير العمل.

وذلك لضمان تحقيق الأهداف المتوقعة، حيث تمكنك عملية المتابعة والتقييم المستمر من ضبط الأخطاء أو الانحرافات ذات الأهمية التي تبعدك عن المسار الصحيح، وذلك من خلال مقارنة أداء الفريق مع الأهداف التوقعات والموثقة معهم، وأيضاً متابعة التقارير الدورية والتغذية الراجعة لقياس مدى الاقتراب من تحقيق الأهداف المتوقعة.

حيث يتعيّن على المدير أو قائد الفريق أن يقدم ملاحظاته حول أداء الفريق بشكل محترم، داعم وبنّاء لنقاط القوة لديهم، بحيث تكون مفيدة غير محرجة أو سلبية وتهدف فقط إلى تحسين مهارات وأداء الفريق، وفي المقابل يتوجب القبول بأن التعليقات والملاحظات التي يقدمها الفريق تساعد حتماً على تحسين الأداء وبالتالي تحقيق الأهداف، وذلك مع الحفاظ على بيئة العمل الإيجابية.

عادة ما تتضمن التعليقات أو الملاحظات البناءة اقتراحات محددة وقابلة للتنفيذ، كما يجب أن تستند على الملاحظات الفعلية والحقائق بدلاً من الافتراضات أو الآراء الشخصية..

لذا، ركز على السلوك والأداء عوضاً عن التركيز الفردي اتجاه فريق عملك، على أن يتم تقديمها للفريق بطريقة داعمة، بعيداً عن التصادم والاتهامات اتجاه أعضاء الفريق، بل على العكس أن تكون بأسلوب يدفع المتلقي للتفكير في أفعاله وإجراء تغييرات إيجابية في صددها.

إن عملية توضيح وتحديد الأهداف من عمل الفريق، والتأكد من إيصالها لكل فرد منه بطريقة يسهل فهمها بعيداً عن سوء التفسير أو خلط المفاهيم، يساعد حتماً على مواءمة الجهود معاً نحو هدف جماعي، ويوفر المقاييس لتقييم عملية التقدم والإنجاز، كما يخلق حالة من الانتماء داخل الفريق أو المنظمة، ولتحقيق هذه الخطوة الجوهرية احرص على تبني الأفكار التالية حول مفهوم الأهداف من عمل الفريق:

أي تحديد ما يميز هذا الهدف المنشود عن غيره من تفاصيل خاصة به، وما يجب تحقيقه وفقاً لقيم محددة، وتخصيص المهام والأدوار وتحديد متى يجب أن يتم إنجازه، وذلك بمنتهى المنطقية والدقة.

فالأهداف عليها أن تكون ذات صلة بقيم وأهداف المنظمة ككل، وأيضاً تتوافق مع أولويات الفريق أو الفرد فيه.

أي أن تكون التوقعات من واجبات وأداء الفريق أو الفرد واضحة لمن هو مسؤول عن تحقيقها، سواء بشكل فردي أو جماعي.

وهو التقييم الدوري والمنتظم لأداء الفريق ومدى سرعة تقدمه نحو إنجاز الهدف.

على القائد أن يتكيف في أساليب التواصل المهني الفعال وفقاً لتغير المواقف وتغير الفريق المحيط به، احرص على حضور برامج التدريب الخاصة بالتواصل المهني المخصص للقياديين في عملهم، وممارسة المبادئ والخطوات الجوهرية الخاصة بالتواصل الفعال على أرض الواقع، يمكنك على سبيل المثال ممارسة الاستماع الفعال وتعديل أساليب الاتصال والتواصل مع الفريق بشكل مستمر.

قد يتطلب منك بعض الجهد والممارسة لتنفيذ ما استعرضناه هنا من خطوات وأفكار للتواصل الفعال، إلا أنها تستحق العناء في سبيل بناء علاقات أقوى مع أعضاء فريقك وخلق بيئة عمل أكثر شمولاً، ونجاح فريقك وبالتالي نجاحك المهني كقائد ورئيس لمجموعة من البشر.