ما هي مصفوفة إدارة الوقت وكيف تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية؟!

جميعنا نسعى بأن نكون أكثر إنتاجية في أعمالنا ونخاف أن ينتهي بنا الأمر إلى التسويف حتى ولو كنا نحاول أن نكون منتجين، قد ينتهي بك الأمر إلى تركيز اهتمامك على الأشياء الأقل أهمية أكثر من الأمور الضرورية، إذا كنت من هؤلاء الأشخاص فما عليك سوى اتباع مصفوفة إدارة الوقت التي ستساعدك على معرفة ما عليك القيام به كما ستتمكن من متابعة كل شيء.

ما هي مصفوفة إدارة الوقت؟

تم تعيين مصفوفة إدارة الوقت من قبل شخص يدعى ستيفن ر. كوفي وهي تستند إلى النظرية القائلة بأن وقتنا يقسم إلى مصفوفة رباعية، هذه الأرباع هي:

كل هذه الأرباع لها خصائصها الخاصة ويجب التعامل معها بشكل مختلف، ولكنها طريقة سهلة لإدارة الوقت وتحسين الإنتاجية.

كيف يمكنك الاستفادة من مصفوفة إدارة الوقت؟

هناك عدة فوائد:

أداء أفضل

ستتعلم كيفية إدارة وقتك بشكل فعال، وستتعرف على المهام المهمة عن المهام غير المهمة، وبالتالي ستتمكن من قضاء الكثير من الوقت في المهام المهمة العاجلة والعمل على مستوى عالي، وهذا يجعلك تجني فوائد أكبر من الوقت الذي تقضيه.

يجعل العمل فعالًا

بعد استخدام مصفوفة الوقت هذه ستتمكن من إدارة وقتك بشكل منظم، حيث ستبدأ في استخدام وقتك بشكل أكثر فعالية، وهذا يقلل من كمية الأحباط الذي تشعر به أحيانًا في نهاية يوم حافل بدون إنجاز أي مهام تذكر.

إنجاز المزيد من المهام

من خلال تصنيف المهام وفقًا لمصوفة إدارة الوقت سيوفر عليك ذلك الكثير من الوقت لقضائها على أشياء أكثر أهمية، إذ عندما تكتمل المهام العاجلة ستخفض مستويات الإجهاد لديك وبالتالي سيمكنك الاستمتاع بأشياء أخرى، أي توفير المزيد من الوقت الشخصي.

الفوائد الصحية

قد تبدو حياتنا اليومية مرهقة، خاصة عندما نشعر أننا نحرز القليل من التقدم، مما قد يؤدي إلى عدد من الآثار الجانبية السلبية على الجسم، وذلك لأن القضاء الوقت بشكل فعال له تأثير إيجابي على الحالة المزاجية والتوتر.

الأرباع الأربعة:

مصفوفة إدارة الوقت تقسم إلى أربع أرباع وهم:

عاجل وهام

البنود العاجلة والمهمة هي واجب التعامل معها على الفور، لا يجب أن يكون هناك سوء تخطيط، أما الربع الثاني فسيؤدي استخدامه إلى تقليل المهام الكثيرة إلى حد كبير.

من الأمثلة الشائعة التي تندرج في هذه الفئة هي حالات الطوارئ الأسرية أو المواعيد النهائية للعمل.

عاجل وليس هام

عادة ما يأتي هذا النوع من المهام من أشخاص آخرين يطلبو المساعدة أو تكون مهام بسيطة جدًا تستغرق وقتًا أطول مما تستحق، كما أن هذه المهام لا تضيف أي قيمة على يومك ولكنها لا تزال تسنغرق الكثير من الوقت، لذا وللحد من هذه المهام يجب تعلم كيف نقول “لا” للناس وتفضل أولوياتك عليهم.

ليست عاجلة وهامة

هذا النوع من المهام قد تأتي للاستعداد لمهمة ذات قيمة ولكن ليس في الوقت الحالي، مثل أن تذاكر لامتحانك الذي يبدأ بعد شهرين، أو أن تقوم بتجهيز أمر لبعد فترة من الزمن، هنا يجب تنظيم جدولك الزمني وتنسق هذه المهام مع المهام العاجلة.

ليست عاجلة وليست مهمة

وهي المهام التي لا يجب القيام بها إذ تضيف قيمة قليلة ليومك، وغالبًا ما تكون هذه المهام تافهة وهي المساهم الأساسي للتسويف، وعادة ما تضيع هذه المهام الوقت أكثر من أي مهام أخرى.

تشمل الأمثلة التي تندرج في هذه الفئة تصفح وسائل التواصل الاجتماعي، ومشاهدة التلفاز وغيرها من العادات السيئة العامة.

كيف تستخدم مصفوفة إدارة الوقت؟

الآن بعد فهمك للرباعيات، سيمكنك حينها تصنيف مهامك والتخطيط لأهدافك، كما يصبح بإمكانك التخطيط للأشياء بالشكل الصحيح، فعندما نخطط لأهدافنا سيمكننا حينها قضاء القليل من الوقت عليها كل يوم، وهذا يقلل الضغط في اللحظة الأخيرة ويحسن الأداء بالشكل العام.

تقوم هذه الخطة بتقليل الضغط عندما تصبح المهام عاجلة وذلك من خلال تقليل الوقت الذي نقضيه في المهام غير المهمة، قد يتطلب ذلك بعض الوقت لتعتاد عليه، ويستغرق ذلك الكثير من ممارسة ضبط النفس.

من خلال الاستخدام الصحيح لمصفوفة إدارة الوقت يمكنك تحسين إنتاجيتك وقضاء المزيد من الوقت على ضبط النفس والتفكير في المهام المختلفة، إنها أداة رائعة لوضع مخطط جيد لأداء المهام والعمل بشكل أكثر دكاء.